Pro koho jsou tyto stránky určeny?

  • Širokou veřejnost, která zde má prostor se seznámit v obecné rovině se základními principy eArchivace. Zároveň zde lze najít doporučení, jakým konkrétním a správným způsobem možnost eArchivace využít v jednotlivých životních situacích.
  • Odbornou veřejnost, zabývající se hlouběji problematikou důvěryhodné archivace elektronických dokumentů, která zde najde publikovány články z konferencí, názory a rozbory právních kanceláří, detailní technické informace apod. Pokud máte dotaz a odpověď na webu vyhledat nemůžete, napište ho našim odborníkům, rádi Vás vyslechneme a vaše dotazy či nejasnosti zodpovíme.

Archivace - O co se vlastně jedná?

 

Archivace informací v různé podobě existovala od samého počátku lidstva, alespoň od doby homo sapiens sapiens. Už v dávné době si pravěcí lidé ryli na stěnu jeskyní informace, které zde zůstávaly pro potřebu dalších lidí různě dlouhou dobu.

Co známe z našeho běžného života, je archivace různých dokumentů v papírové podobě.

Ať už se jedná o státní instituci, firmu, živnostníka, lékaře, advokáta nebo soukromou osobu, určitě každý takový subjekt pracuje s nějakými papírovými dokumenty, které následně po jejich zpracování archivuje. Nakonec každý z nás má doma schovanou nějakou archiválii - vysvědčení ze základní školy, maturitní vysvědčení, vysokoškolský diplom, rodný list, výpis z LV, smlouvy na koupi bytu nebo domku a kdo ví, co ještě.

Originál papírového dokumentu: Pokud některé dokumenty uvedené výše nebo i jiné máte skutečně doma a nepochybně většina z vás ano, jsou vydány a podepsány úřady nebo institucemi, které je vydaly, jedná se o originály.

Prostá kopie dokumentu: Možná, že si někdo z vás z těchto originálů v práci nebo doma na kopírce udělal papírovou kopii. Dokonce si někteří z vás tento dokument naskenovali a mají ho uložený v elektronické podobě třeba na svém PC. Nicméně, ať už papírovou nebo elektronickou kopii, může používat pouze tam, kde není striktně požadován originál dokumentu a ten je bohužel požadován u většiny důležitých právních úkonů – koupě nemovitosti, doložení daňového přiznání finančnímu úřadu apod. V takovém případě Vám jsou takto vyhotovené kopie k ničemu.

Ověřená kopie dokumentu: Možná, že si někdo z vás i zašel k notáři a nechal si udělat tzv. ověřenou kopii dokumentu, tj. kopii, která má platnost originálu a skutečný originál má doma nebo třeba v bankovní schránce. Je to praktické, minimalizuje se tím riziko, že nedojde ke ztrátě originálního dokumentu, což je vždy problematická záležitost.

Přemýšleli jste někdy, že by bylo praktické mít dokument pouze elektronicky, tj. jeho originál v elektronické podobě? A je to vůbec možné?

Ano, je to možné. V dnešní době lze mít namísto papírových originálů adekvátní dokumenty v elektronické podobě. Dokonce existuje možnost i takový elektronický dokument vyrobit formou autorizované konverze z papírového originálu a naopak.

Dnes již platná legislativa umožňuje vyhotovit a uschovat (archivovat) po libovolnou dlouhou dobu elektronický dokument, který má platnost originálu a lze ho kdykoliv použít, stejně jako papírový dokument, tj. při jakémkoliv právním nebo jiném úkonu, kde je požadován originál dokumentu mohu předložit namísto papírových originálů nebo ověřených kopií tento elektronický dokument. Pokud má elektronický dokument vše potřebné k tomu, aby mohl plnohodnotně nahradit papírový originál, mluvíme o elektronickém důvěryhodném dokumentu a celý proces se nazývá elektronická důvěryhodná archivace.

K tomu abychom mohli takto pracovat s elektronickými dokumenty, musíme samozřejmě dodržovat určitá pravidla a způsoby zacházení s takovými soubory. Seznámit vás s těmito pravidly a výhodami práce s elektronickými dokumenty, je právě obsahem tohoto webu.

 

Novinky ze světa digitální archivace

Přednosti a vlastnosti Časového razítka.

Seznámení živnostníků s možností elektronické archivace.

Archivace v praxi

MS Outlook 2013 a digitální certifikát pro elektronické podepisování.

Elektronický podpis

Máte dotaz? Potřebujete poradit? Napište nám!

This is a captcha-picture. It is used to prevent mass-access by robots. (see: www.captcha.net)

Děkujeme za Váš dotaz. Brzy se Vám ozveme.

Kontaktní informace

O nás

Jsme skupinou, která se zabývá problematikou důvěryhodné archivace dokumentů v elekronické podobě. Zabýváme se elekronickým zpracováním dokumentů tak, aby byly naplněny evropské a státní legislativní normy a zákony. Konečně lze říci, že dokument v elektronické podobě má stejnou hodnotu jako v papírové! Čtěte více zde!