Archivace pro živnostníky

Seznámení živnostníků s možností elektronické archivace.

Cílem tohoto textu je seznámit živnostníky o možnostech archivace jejich elektronických dokumentů, datových zpráv, elektronické dokumentace atd. v SMART TRUST eLECTRONIC ARCHIVE (Archiv elektronických dokumentů s možností důvěryhodné archivace).

Nejenom velké firmy a korporace, ale i malé firmy a živnostníci mají povinnost archivovat určité dokumenty. Ať už jsou to dokumenty povinné k archivaci podle přílohy č. 1 zákona 499/2004 Sb. (Zákon o archivnictví a spisové službě) nebo podle zákonů o účetnictví (563/1991 Sb.) či DPH (235/2004 Sb.).

Velká většina malých firem a živnostníků je zvyklá pracovat s archivem plným papírových dokumentů. V dnešní době se však čím dál tím více užívá elektronická forma, která je stále více podporována i legislativním rámcem. Například s elektronickou fakturací se již setkal snad každý jednotlivec nebo firma. Také je třeba myslet na způsob uchovávání datových zpráv, jejichž platnost v datové schránce vyprší po roce.

Rozvoj moderních prostředků tak klade před podnikatele výzvu v podobě vypořádání se s elektronickými originály a jejich správnou archivací.

Jako ideální prostředek se v dnešní době nabízí elektronické důvěryhodné archivy. Zřizování vlastního elektronického archivu může vyjít poměrně draho, jako velmi přístupnou alternativu lze ale využít elektronický archiv provozovaný v cloudu.

Někomu může připadat pořízení elektronického archivu kvůli pár elektronickým dokumentům zbytečné. Elektronický archiv však nabízí širší možnosti než jen důvěryhodnou archivaci elektronických originálů. Automaticky můžete archivovat veškerou elektronickou korespondenci – jak z emailové tak datové schránky. Pokud si do archivu uložíte naskenované papírové originály, budete mít možnost s dokumenty operativně pracovat a skrze cloudovou službu k nim budete mít přístup prakticky odkudkoli, dokonce třeba za pomoci mobilní aplikace.

Vyhledávání mezi elektronickými dokumenty a jejich organizace a reorganizace je v elektronické podobě mnohem jednodušší a ušetří spoustu času. Archiv v cloudu můžete využít také pro tzv. nedůvěryhodnou archivaci, jednoduše si do archivu můžete uložit i nejrůznější dokumenty a soubory, které jsou pro Vás důležité.

Vstupní náklady se mohou zdát jako výrazná investice. Pokud se však na ně podíváte z dlouhodobého hlediska a porovnáte výši nákladů na klasický (pronájem prostor, náklady na tisk, pracovní sílu starající se o archivaci, atd.) a na elektronický archiv, vychází ten elektronický finančně lépe. Navíc v dnešní době je rozvoj elektronizace nezastavitelný, a i pokud budete vypořádání se s elektronickými originály odkládat, brzy přijde chvíle, kdy již nebude zbytí.

Základní funkcí elektronického důvěryhodného archivu je archivace elektronických originálů včetně automatické péče o dokumenty, zajišťující jejich právní validitu na jakkoli dlouhou dobu. Jeho využití je však mnohem širší a je tak nástrojem, o kterém je třeba uvažovat.

Máte dotaz? Potřebujete poradit? Napište nám!

Děkujeme za Váš dotaz. Brzy se Vám ozveme.

Kontaktní informace

O nás

Jsme skupinou, která se zabývá problematikou důvěryhodné archivace dokumentů v elekronické podobě. Zabýváme se elekronickým zpracováním dokumentů tak, aby byly naplněny evropské a státní legislativní normy a zákony. Konečně lze říci, že dokument v elektronické podobě má stejnou hodnotu jako v papírové! Čtěte více zde!