Doporučení hospodářského fóra

Elektronická fakturace. Jak na to?

Česká legislativa umožnila díky přijetí novely o DPH provádět fakturaci čistě v elektronické podobě. Předpis přináší celou novou řadu nových pravidel, jakým způsobem zacházet s elektronickou i listinnou formou faktury. Novela zákona vychází z požadavků Evropské Unie na elektronizaci komunikace v prostoru EU a je v platnosti od 1.1.2013.

Tento článek má za cíl upozornit na pravidla elektronické fakturace (dále jen eFakturace) a zároveň dát pokud možno univerzální doporučení s jakými principy eFakturaci v organizaci správně zavést a používat.

Elektronická faktura - O co se jedná?

Zákon zrovnoprávnil elektronickou a listinnou formu fakturace. Organizace nebo subjekt může na základě uvedeného zákona dnes namísto listinné podoby faktury používat elektronickou formu faktury, tzv. eFakturu. Zavedení eFakturace vede zpravidla k zefektivnění a zlevnění celého procesu spojeného s fakturací a to nejen přímo s vystavováním faktur, ale i následnou archivací, vyhledáváním apod. (Ekonomické stránce eFakturace s porovnáním s běžnou fakturací se budeme věnovat v některém z budoucích článků). 

Přechod ze zavedené formy listinné fakturace na eFakturaci s sebou přináší některé nové povinnosti, které by organizace měla splnit, aby se v budoucnu vyhnula potencionálním problémům s věrohodným doložených eFaktur kontrolním nebo jiným oprávněným orgánům.

Kontrolní orgány – samostatná kapitola

Je nutné si uvědomit, že kontrolní orgán není pouze finanční úřad, ale může to být kdokoliv, kdo přiděluje dotace - celní správa, policie atd. A dále je nutné si uvědomit, že každý z těchto kontrolních orgánů, může mít zcela odlišné požadavky na věrohodnost a způsob doložených eFaktur. Dále se budeme zabývat průnikem těchto požadavků a doporučením na nastavení procesu a způsobu eFakturace tak, aby tento proces byl univerzální, v souladu se zákonem a zároveň nevznikalo riziko, že kontrolované eFaktury, nebudou některým kontrolním orgánem přijaty nebo jejich předkládání bude komplikované a nákladné.

Jaká jsou klíčová kritéria, která je nutné dodržet při eFakturaci?

Organizace musí při eFakturaci dodržet tři vlastnosti eFaktury uvedené v § 34, v oddíle 7. Jedná se o zajištění věrohodnosti původu, neporušenosti obsahu a čitelnosti daňových dokladů, odst. 1) „U daňového dokladu musí být od okamžiku jeho vystavení do konce lhůty stanovené pro jeho uchovávání zajištěna věrohodnost jeho původu, neporušenost jeho obsahu a jeho čitelnost.“

V zákoně je sice stanovena tato povinnost, ale zároveň není jednoznačně určeno, jak toho má subjekt dosáhnout, aby se vyhnul rizikům spojených s věrohodným doložením eFaktur kontrolním orgánům.

Jak toho dosáhnout?
Zákon uvádí několik základních metod, jakým způsobem lze ustanovení § 34, v oddíle 7 odst. 1 naplnit. Zákon v témže paragrafu v odst. 3 a 4 uvádí:

Odst. 3) „Zajištění věrohodnosti původu daňového dokladu a neporušenosti jeho obsahu lze dosáhnout prostřednictvím kontrolních mechanismů procesů vytvářejících spolehlivou vazbu mezi daňovým dokladem a daným plněním.“

Odst. 4) „Věrohodnost původu daňového dokladu v elektronické podobě a neporušenost jeho obsahu lze vedle kontrolních mechanismů procesů zajistit také uznávaným elektronickým podpisem, uznávanou elektronickou značkou, nebo elektronickou výměnou informací (EDI), jestliže dohoda o této výměně stanoví užití postupů zaručujících věrohodnost původu a neporušenost obsahu.“

Porovnání přístupů uvedených v odst. 3 a 4

Dle Odst. 3 stačí, aby organizace zajistila dostatečně kvalitní auditní stopu mezi plněním a všemi souvisejícími doklady. Toto zdánlivě jednoduché řešení v sobě ale nese hned na několik rizik. Nikde totiž není jednoznačně popsáno, co je přesně ona „dostatečně kvalitní auditní stopa“. Jedná se snad o detailní logy v systému ERP, kde byly doklady zpracovány? Jak se tato auditní stopa bude dokládat např. soudu? Organizace pošle celý účetní software k soudu, aby ten do něho nahlížel? Jak zachovám tuto stopu při migraci dat z jednoho systému na druhý? A takovýchto otázek je možné položit ještě mnohem více.

Dle odst. 4 musí subjekt vystavující eFakturu zaručit

  1. Věrohodnost původu: je zaručena totožnost osoby, která plnění uskutečňuje nebo která daňový doklad oprávněně vystavila. 
  2. Neporušenost obsahu obsah daňového dokladu požadovaný podle tohoto zákona nebyl změněn. 
  3. Čitelnost je možné se seznámit s obsahem daňového dokladu po celou dobu archivační doby.

Kdo četl i jiné články na tomto webu, je mu jasné, že se na eFakturu také aplikují základní principy důvěryhodnosti. Výše uvedené podmínky lze zcela bez problémů a hlavně jednoznačně splnit pomocí kvalifikovaného elektronického podpisu, řetězeného časového razítka a použitím formátu PDF/A.

eFakturu vytvořenou a uloženou dle odst. 4 zákona lze sdílet mezi systémy, zasílat obchodním partnerům, případně předkládat jakýmkoli kontrolním orgánům, a to velmi jednoduše – emailem, na přenosném disku, datovou zprávou atd.

Na první pohled je zřejmé, že způsob, který stanoví § 34, v oddíle 7 odst. 4, tj. aplikovaní principů důvěryhodnosti je pro organizaci vhodnější a hlavně bezpečnější. Tento způsob vychází z předpokládaného principu práce s důvěryhodnými dokumenty, který v sobě má i program Evropské Unie eIDAS (ODKAZ).

Nicméně i u tohoto univerzálního a pravděpodobně perspektivnějšího způsobu vedení elektronické fakturace existují různá úskalí a pravidla, která je třeba respektovat. Tomu, jaké organizace musí provést technologické a procesní opatření aby mohla zavést plnohodnotnou eFakturaci i řešení některých specifických případů se bude věnovat detailně další článek.

Máte dotaz? Potřebujete poradit? Napište nám!

Děkujeme za Váš dotaz. Brzy se Vám ozveme.

Kontaktní informace

O nás

Jsme skupinou, která se zabývá problematikou důvěryhodné archivace dokumentů v elekronické podobě. Zabýváme se elekronickým zpracováním dokumentů tak, aby byly naplněny evropské a státní legislativní normy a zákony. Konečně lze říci, že dokument v elektronické podobě má stejnou hodnotu jako v papírové! Čtěte více zde!