Jak zajistit formátu PDF co největší dlouhověkost

Jak zaručit dlouhověkost formátu PDF?

Čeho se u práce s PDF při e-archivaci vyvarovat?

Jestli jste již z našeho webu získali základní informace o tom, že elektronický dokument musí zůstat po celou dobu archivace čitelný, tak máte jen z poloviny vyhráno. I když formát PDF je jedním z doporučených, existuje několik „ale“, jímž musíme věnovat pozornost.

Logicky při dlouhodobé důvěryhodné archivaci můžeme chtít dokument či fakturu archivovat i po několik desetiletí. Když vezmeme v úvahu, jak se za posledních 20 let změnil hardware (počítače, notebooky), tak i software (operační systémy (OS)) a tempo, při kterém je rozvoj čím dál tím rychlejším, tak nemůžeme s jistotou tvrdit, že za několik desetiletí budeme mít v počítači OS, který dokáže přečíst nynější formát PDF/A, jenž se při archivaci používá.

Není to však jediný problém, jelikož v tomto formátu se dá uložit i text, obsahující externí font, jinou barvu písma atd. Čím více těchto externích dat je v dokumentu obsaženo, tím více se snižuje pravděpodobnost, že dokument zůstane za dlouho dobu stále k přečtení.

Proto se všeobecně doporučuje zůstat u originálních znaků či fontů vašeho PDF softwaru a vyvarovat se vkládání těch externích.