Právní regulace důvěryhodných dokumentů

Práce s elektronickými dokumenty a jejich archivace v rámci výběrových řízení.

Způsob práce s elektronickými dokumenty v rámci výběrových řízení je kombinace právní a zároveň technologické problematiky. Tato oblast, respektive oblasti, byly popisovány doposud velmi obecně. Je dobře, že jedna z největších advokátních kanceláří v ČR, renomovaná Advokátní Kancelář Havel, Holásek & partners, vydala ve svém pravidelném bulletinu Legal News zajímavou analýzu a zároveň doporučení pro Zadavatele, jak postupovat v případě realizace výběrového řízení na portálech „profilů zadavatele“ (portály, umožňující realizovat výběrové řízení v elektronické podobě).

Tento článek se snaží interpretovat konkrétní doporučení AK Havel, Holásek & partners a doplnit je o další poznatky z problematiky archivace elektronických dokumentů.

Úvod

 1. Kdo je Zadavatel, aneb koho se tato problematika týká?

Zadavatelem z pohledu tohoto článku může být veřejná instituce (ministerstvo, město, obec...), nebo soukromý subjekt, který realizuje výběrové řízení (soutěž) na dodavatele zboží, nebo služeb prostřednictvím internetových portálů sloužících k uveřejňování takovýchto zakázek, tzv. profilů zadavatele.

  • Zadavatel, pokud se jedná o Veřejnou instituci, se řídí zákonem o veřejných zakázkách, který obšírně definuje všechny povinnosti takového Zadavatele a specifikuje jednotlivé úkony v rámci veřejné zakázky. 
  • Zadavatel, pokud se jedná o soukromý subjekt, právnickou nebo fyzickou osobu, využívající profilu zadavatele, je zpravidla subjekt, čerpající evropské dotace, soutěžící nejvýhodnějšího dodavatele pro realizaci předmětu dotace. Povinnost, vypsat otevřenou veřejnou soutěž na některém internetovém portálu jim v tomto případě určuje poskytovatel dotace, např. Czech Invest, nebo některé z ministerstev (např. MMR) apod. Pravidla, za kterých musejí tyto subjekty vybrat dodavatele, většinou vycházejí z principů zákona o veřejných zakázkách.

Ať už se jedná o případ veřejné instituce, nebo případ soukromého subjektu, vzniká mimo jiné povinnost řádně archivovat veškerou dokumentaci ve vztahu k výběrovému řízení. Zákon o veřejných zakázkách doslova říká, že subjekt má povinnost „…uchovat dokumenty o Veřejné Zakázce a záznamy učiněné elektronicky…“. Doba, po kterou je subjekt povinen tyto dokumenty uchovávat je většinou 10, ale v některých případech může být až 15 let.

A právě kdykoliv v rámci této povinné „archivační doby“ může vyvstat v důsledku nevhodné archivace elektronických dokumentů Zadavateli závažný problém, spojený s prokázáním věrohodnosti těchto dokumentů.

Rizika

2. Jaké riziko Zadavatel podstupuje, pokud nedodrží pravidla při zacházení s elektronickými dokumenty, které jsou součástí výběrového řízení?

Každý Zadavatel musí být schopen doložit po celou dobu archivační lhůty veškeré dokumenty v podobě, kdy je:

  1. Zřejmý původce dokumentu (zejm. identifikace Zadavatele) 
  2. Zřejmá existence dokumentu v daném čase a jeho neměnnost v čase 
  3. Identifikované místo, kde byl dokument umístěn

Nedodržení jakéhokoliv z těchto tří podmínek, znamená vznik rizika, že Zadavatel nebude schopný věrohodně prokázat průběh soutěže. A naplnění tohoto rizika může mít velmi nepříjemný dopad např. v podobě vrácení dotací, nebo dokonce až v trestně právní rovině. Jakým technologickým opatřením může Zadavatel toto právní riziko eliminovat je popsáno níže.

Řešení

3. Jaké jsou doporučené postupy Zadavatele při realizaci soutěže prostřednictvím profilu zadavatele tak aby byla eliminováno riziko spojené s prokazováním věrohodnosti dokumentů?

V případě, že Zadavatel realizuje zakázku, musí se postarat o splnění podmínek 1-3. V případě elektronických dokumentů existuje pouze jeden způsob jak tohoto zaručeně dosáhnout a to je aplikování základních principů důvěryhodnosti na dokumenty po celou dobu jejich životního cyklu vč. tzv. principu trojí jistoty.

Princip trojí jistoty
V případě publikace elektronických dokumentů na profilu zadavatele se jedná o zajištění:

  1. Původce dokumentu (zejm. identifikace Zadavatele) lze prokázat kvalifikovaným elektronickým podpisem publikovaného dokumentu. 
  2. Existenci v daném čase a neměnnost v čase lze prokázat časovým razítkem – toto orazítkování musí provést poskytovatel softwarového řešení profilu zadavatele, má-li se časové razítko shodovat s okamžikem, kdy skutečně došlo k publikování na profilu. Neměnnost v čase se zajišťuje řetězením časových razítek, které by měl také zajistit poskytovatel softwarového řešení profilu zadavatele. 
  3. Místo, kde byl dokument umístěn, musí být schopen garantovat poskytovatel softwarového řešení profilu zadavatele. Pravděpodobně by se mělo jednat o kvalifikovanou elektronickou značku společnosti provozující portál profilu zadavatele.

V případě, že se jedná o interní elektronické dokumenty společnosti, tedy dokumenty, které nebyly publikovány na profilu zadavatele, ale které jsou v jakémkoliv vztahu k soutěži, je nutné dodržet alespoň podmínky 1 a 2.

Pro všechny Zadavatele zdůrazňujeme, že povinnost zajistit důvěryhodnost dokumentů je povinností Zadavatele, nikoli provozovatele portálu profilu zadavatele. Proto by měl Zadavatel vždy dbát při výběru poskytovatele profilu zadavatele, aby tento poskytovatel měl k dispozici funkcionality, které zajistí splnění všech třech podmínek důvěryhodnosti, tedy:

  • Umožní dokumenty při publikování na portál podepsat kvalifikovaným elektronickým podpisem Zadavatele
  • Zajistí na dokument otisk časového razítka, resp. následné řetězení časových razítek. 
  • Označí dokument kvalifikovanou elektronickou značku portálu, kde byl dokument publikován.

Při aplikaci těchto třech uvedených principů, tzv. princip trojí jistoty, lze prakticky se 100% pravděpodobností eliminovat riziko spojené s důvěryhodností dokumentů.
V rámci práce s interními dokumenty by měl Zadavatel vždy zajistit na elektronických dokumentech:

  • Kvalifikovaný elektronický podpis nebo značku
  • Časové razítko vč. jeho řetězení po celou dobu archivační doby.

V rámci seriálu dalších článků na webu eArchivace.cz se budeme zabývat jakým technickým způsobem ověřit, že dokumenty jsou skutečně důvěryhodné a také bychom vám rádi dali k dispozici recenzi poskytovatelů služeb v oblasti elektronického publikování veřejných zakázek, zejména s ohledem na důvěryhodnost dokumentů.
Celý článek AK Havel, Holásek & partners je k dispozici zde.

Máte dotaz? Potřebujete poradit? Napište nám!

Děkujeme za Váš dotaz. Brzy se Vám ozveme.

Kontaktní informace

O nás

Jsme skupinou, která se zabývá problematikou důvěryhodné archivace dokumentů v elekronické podobě. Zabýváme se elekronickým zpracováním dokumentů tak, aby byly naplněny evropské a státní legislativní normy a zákony. Konečně lze říci, že dokument v elektronické podobě má stejnou hodnotu jako v papírové! Čtěte více zde!