Propojení elektronické a listinné podoby fakturace

Jaké mohou vzniknout problémy při přechodu elektronického formátu faktury na listinný a obráceně?

Velmi ošemetné téma při archivaci Vašich faktur je, za jakých okolností se může z elektronické faktury stát listinná a za jakých okolností to jde obráceně.

Vzhledem k tomu, že u elektronické faktury se více dbá na nezfalšovatelnost, musíme velmi striktně dodržovat základní tři pravidla, kterými jsou čitelnost, neměnitelnost a původ osoby, jenž fakturu vystavila.

Při převádění z listinné podoby na elektronickou musíme mít souhlas osoby, jenž fakturu vystavila. Pokud bychom tento souhlas neměli, byla by tedy faktura převedena do elektronické podoby nezákonně, tudíž by byla nepravá a v budoucnosti bychom ji nemohli použít. Fakturu samozřejmě musíme v co nejbližší době označit časovým razítkem a elektronickým podpisem, aby bylo zaručeno, že s ní nikdo po převedení do elektronické podoby nemanipuloval.

Při situaci, kdyby nám někdo poslal e-mailem elektronickou fakturu, která by neobsahovala certifikát platnosti, nemůžeme fakturu jednoduše vytisknout, podepsat a považovat ji za nadále platnou v listinné podobě. Tento převod musí být autorizovaný, musí mít platný certifikát autorizační autority a musíme samozřejmě respektovat výše zmíněné zásady o zachování důvěryhodnosti.