Co je elektronická archivace

Krátký výlet do historie uchovávání informací

Jak již bylo zmíněno na titulní straně našeho portálu, potřeba archivovat informace existuje již od pradávna, kdy si lidé vyprávěli nejrůznější příběhy a báje. Nejdříve se tyto příběhy předávaly z generace na generaci pouze ústním podáním a tak není divu, že při tomto způsobu uchování informací často docházelo k jejich nejrůznějším modifikacím. Z tohoto důvodu vznikla potřeba příběhy uchovávat pro další generace v jejich původní podobě a současně zajistit jejich šíření i na jiná území.

Za první pokusy o uchování příběhů v jejich původní podobě můžeme s jistou mírou nadsázky považovat již jeskynní malby prehistorických obyvatel země, zachycujících jejich nejrůznější životní situace (např. lov zvěř, boj s konkurenčními kmeny atd.), ale za první seriózní pokusy o archivaci pokládejme spíše až písemné památky z Mezopotámie a Egypta.

V Mezopotámii vzniklo klínové písmo tesané do kamenných destiček a v Egyptě byly příběhy uchovávány vytesáváním hieroglyfů do kamenných bloků nebo jejich kreslením na papyrus. Později s nástupem písma tak jak jej známe ze současné doby, se texty začaly uchovávat na pergamenu a s příchodem papíru se postupně po celém světě rozšířila archivace informací v podobě knih.

S nástupem informačních technologií a jejich rozvojem bylo nutno vyřešit i nový způsob uchování dat, které začaly ve velkém informační technologie produkovat. A to nejen po stránce vlastního technologického řešení, ale i po stránce platné legislativy.

Elektronická archivace – jak na to?

V současné době již řada dokumentů vzniká pouze v elektronické podobě a to nejen na firemní či úřední úrovni, ale i v běžném životě prostého občan. S pokračujícím rozvojem informačních technologií a s jejich nepřetržitým pronikáním do všech oborů lidské činnosti se množství těchto elektronických dokumentů neustále zvyšuje a do popředí se dostává otázka jejich dlouhodobého uchování (archivace).

Každý takový elektronický dokument má svůj životní cyklus, na jehož konci dojde k rozhodnutí, zda a jak bude dokument archivován. Při rozhodování se vychází z platné legislativy a to jak na národní úrovni – např. zákon 499/2004 Sb., o archivnictví a spisové službě nebo zákon 227/2000 Sb. o elektronickém podpisu, tak na úrovni evropské legislativy – např. Rozhodnutí Komise ze dne 25. února 2011 (2011/130/EU) odkazující na normy ETSI, které definují jak k dokumentu připojit elektronický podpis a případně časové razítko.

Základním předpokladem pro elektronickou archivaci je zajištění důvěryhodnosti archivovaných dokumentů. V souladu s výše uvedenou legislativou je nutné elektronické dokumenty určené k archivaci opatřit takovými prvky důvěryhodnosti, které umožní jejich dlouhodobou elektronickou archivaci. V kontextu platné legislativy se jedná zejména o splnění požadavků na:

Věrohodnost původu – „Je-li zaručena totožnost osoby, která plnění uskutečňuje nebo která daňový doklad oprávněně vystavila“

Neporušenost obsahu – „Je-li skutečností, že obsah elektronických dat požadovaný podle zákona nebyl změněn“

Čitelnost – „Je-li se možné seznámit s obsahem dokumentu přímo nebo prostřednictvím technického zařízení.“

Věrohodnost původu

Věrohodnost původu elektronického dokumentu je zajištěna aplikací uznávaného elektronického podpisu, který je založený na kvalifikovaném certifikátu vydaném akreditovaným poskytovatelem certifikačních služeb.

Neporušenost obsahu

Neporušenost obsahu elektronického dokumentu je zajištěna aplikací kombinace uznávaného elektronického podpisu a kvalifikovaného časového razítka. Zde je důležité ještě zajistit tzv. digitální kontinuitu elektronického dokumentu, které je dosaženo pravidelným „přerazítkováváním“ daného elektronického dokumentu tak aby bylo možné kvalifikovaně rozhodnout, zda dokument během uchovávání byl nebo nebyl změněn.

Čitelnost

Čitelnost dokumentu zajistíme použitím odpovídajících formátů pro dlouhodobou archivaci elektronických dokumentů definovaných mezinárodními normami. Jedním z těchto formátů je např formát PDF/A.

Závěr

Naplnění výše uvedených pravidel, která vycházejí jak z národní tak z evropské legislativy, je podstatnou a nezbytnou podmínkou pro zajištění dlouhodobé elektronické archivace dokumentů. Bližší a podrobnější vysvětlení technologických i legislativních, předpokladů pro realizaci řešení resp. služeb v oblasti elektronické archivace, naleznou návštěvníci portálu eArchivace.cz v dalších sekcích tohoto portálu.

Máte dotaz? Potřebujete poradit? Napište nám!

Děkujeme za Váš dotaz. Brzy se Vám ozveme.

Kontaktní informace

O nás

Jsme skupinou, která se zabývá problematikou důvěryhodné archivace dokumentů v elekronické podobě. Zabýváme se elekronickým zpracováním dokumentů tak, aby byly naplněny evropské a státní legislativní normy a zákony. Konečně lze říci, že dokument v elektronické podobě má stejnou hodnotu jako v papírové! Čtěte více zde!