Písemný vs. elektronický dokument

Od papírové podoby…

Jak již bylo zmíněno v článku o elektronické archivaci byly všechny informace od doby vynálezu papíru zachycovány, uchovávány a šířeny v papírové podobě a to ve formě od např. jednotlivých listin až po celé sbírky knih. A objem informací, které se tímto způsobem zpracovávaly, s rozvojem lidstva neustále narůstal. Koneckonců asi každý z nás do ještě relativně nedávné doby např. komunikoval s úřady pouze v papírové formě. Jednak to bylo dáno úrovní technologií a současně i stavem legislativy, která tuto formu komunikace vyžadovala.

Zabezpečení takových dokumentů bylo na úrovni fyzických vlastnoručních podpisů případně navíc potvrzených notářem jako důvěryhodnou stranou, která potvrzovala totožnost podepisující osoby. Takových formulářů, úředních dopisů, smluvních listin, a jiných dokumentů má každý úřad, firma, ba i každý z nás, uložených pěknou řádku. A jejich uložení případně vyhledávání v nich představovalo a stále představuje velké úsilí a mnohdy významné finanční náklady. Problematiku zpracování a uchovávání papírových dokumentů na úřední i firemní úrovni se snažila řešit příslušná legislativa.

…k elektronické podobě dokumentů

S nástupem informačních technologií a s jejich rychlým rozvojem jsme dostali k dispozici možnosti jak zachycovat, uchovávat a šířit informace ve formě elektronických dokumentů. Nicméně v určitém období „zaspala“ právě legislativa a i když technologie a možnosti zde byly, nebylo možno je naplno využívat právě z důvodu chybějící legislativní podpory. V poslední době se však začalo blýskat na lepší časy a i legislativa postupně bere možnosti informačních technologií v potaz a umožňuje využívat elektronickou podobu dokumentů v čím dál víc případech. Tato skutečnost byla naplněna v podobě novelizace příslušné legislativy jako je např. zákon 499/2004 Sb., o archivnictví a spisové službě nebo zákon 227/2000 Sb. o elektronickém podpisu. Je nutné podotknout, že této novelizaci napomohly i změny na úrovni evropské legislativy jako např. Rozhodnutí Komise ze dne 25. února 2011 (2011/130/EU) odkazující na normy ETSI, které definují jak k dokumentu připojit elektronický podpis a případně časové razítko.

K tomu ale bylo nejdříve nutno vyřešit klíčovou otázku jakým způsobem zrovnoprávnit elektronické originály dokumentů s jejich papírovými protějšky. Tzn. zajistit následující požadavky na důvěryhodnost elektronických dokumentů:

  • Věrohodnost původu
  • Neporušenost obsahu
  • Čitelnost

Současně byla díky výše uvedené novelizaci patřičné legislativy zavedena celá sada referenčních norem AdES vydaných Evropským institutem pro standardy v telekomunikacích ETSI . Jedná se o:

  • PAdES
  • XAdES
  • CAdES

Závěr

Elektronické originály dokumentů dnes představují rovnocennou náhradu listin, kterou je možné archivovat po neomezeně dlouhou dobu. Základem právní úpravy nakládání s elektronickými originály dokumentů, se stalo zajištění jejich věrohodnosti, neporušitelnost a čitelnost. Toto bylo umožněno nejen pokrokem na poli technologií ,ale zejména na poli potřebné legislativy, která umožnila využití technologického pokroku, který byl v této oblasti učiněn.

Máte dotaz? Potřebujete poradit? Napište nám!

Děkujeme za Váš dotaz. Brzy se Vám ozveme.

Kontaktní informace

O nás

Jsme skupinou, která se zabývá problematikou důvěryhodné archivace dokumentů v elekronické podobě. Zabýváme se elekronickým zpracováním dokumentů tak, aby byly naplněny evropské a státní legislativní normy a zákony. Konečně lze říci, že dokument v elektronické podobě má stejnou hodnotu jako v papírové! Čtěte více zde!