Nový trend v ukládání dat – SMART ARCHIV, aneb ze strašáka konečně pomocník

Celým názvem SMART TRUST eLECTRONIC ARCHIVE (Archiv elektronických dokumentů s možností důvěryhodné archivace). Jedná se o zcela nové softwarové řešení v oblasti ukládání dat, které řeší zásadní problém většiny malých nebo středních organizací – mít jedno centrální bezpečné úložiště všech možných typů dokumentů, včetně strukturovaných popisných dat, s možností archivace důvěryhodných dokumentů v souladu s legislativními požadavky.   

 

 V současné době existuje nebo se připravuje celá řada zákonů upravujících způsob komunikace a archivace elektronických dokumentů. Elektronický archiv s možností důvěryhodné archivace by v segmentu malých a středních organizací měl pomoci levně a efektivně tuto problematiku řešit. (segmentem malých a středních organizací označujeme pro potřeby tohoto článku střední a malé společnosti, živnostníky, lékaře, advokáty)

V posledních několika letech malým a středním organizacím exponenciálním způsobem přibývá elektronických dokumentů – těch běžných, ale i těch důvěryhodných (http://www.earchivace.cz/elektronicka-archivace/pisemny-vs-elektronicky-dokument/). Tyto společnosti nutně potřebují elektronické dokumenty archivovat konsolidovaně a strukturovaně v souladu se zákony na jednom místě bez ohledu na to, zda jsou tyto dokumenty důvěryhodné nebo běžně naskenované, zda se jedná o fakturu, smlouvu, předávací protokol, daňové přiznání či datovou zprávu.

Rozsáhlá enterprise řešení pro velké společnosti pohybující se v řádech milionů korun nejsou pro tyto menší subjekty vhodná technologicky, a už vůbec ne cenově.  A právě zde přichází na scénu SMART ARCHIVACE, resp. technologie univerzálního centrálního elektronického archivu s možností důvěryhodného ukládání dokumentů (SMART TRUST eLECRONIC ARCHIVE) podporující všechny standardy doporučované Evropskou Unií (http://www.earchivace.cz/legislativa-a-normy/aplikace-norem-pro-elektronickou-archivaci/).

 

Co nová technologie SMART TRUST eLECTRONIC ARCHIV přináší.

SMART TRUST eLECTRONIC ARCHIV je přirozenou reakcí výrobců na situaci na trhu s informačními systémy, kteří se dříve v problematice archivace elektronických dokumentů orientovaly výhradně na velké organizace. Zvětšující se množství elektronických dokumentů v malých a středních společnostech vytvořil i v tomto segmentu trhu výraznou poptávku po softwarovém řešení, umožňujícím na jednom místě archivovat všechny typy elektronických dokumentů. A to bez rozlišení, zda se jedná o důvěryhodný nebo běžný elektronický dokument. Využití tohoto typu archivu eliminuje pro většinu živnostníků, lékařů, advokátů, ale i malých a středních společností rizika spojená s chybným nebo nedostatečným archivováním dokumentů. Zajímavé na této technologii je mimo jiné i to, že je možné ji využívat jako službu v Cloudu nebo implementovat ve vlastním prostředí IS společnosti. První možnost je určena zejména pro živnostníky, lékaře, nebo advokáty. Druhá pro společnosti, vlastnící informační infrastrukturu.

 

Praktické využití SMART TRUST eLECTRONIC ARCHIVE ve společnostech

  • Centrální místo pro strukturované uložení všech typů firemních nebo osobních dokumentů v elektronické podobě (důvěryhodných i běžných).
  • Archív přijatých i odeslaných datových zpráv.
  • Kartotéka pro multimediální obsah (fotografie, audio a videozáznam atd.).
  • Archív pro evidenci firemních dokumentů: Smlouvy včetně dodatků, příloh a dalších souvisejících dokumentů (Předávací protokoly, zápisy…).
  • Elektronické faktury včetně příloh – přijaté i vydané.
  • Daňová přiznání.
  • Projektová dokumentace.
  • Dodací listy, Předávací protokoly.
  • Evidence přijaté a odeslané pošty.
  • Nástroj pro vytvoření, distribuci a uložení důvěryhodného dokumentu.

 

Historie elektronických archivů

Dlouhé roky se veškerá pozornost technologických společností pohybujících se v oblasti archivace dokumentů zaměřovala na segment enterprise. Je to logické, tyto velké podniky a státní instituce disponovaly obrovskými objemy elektronických dat, které bylo a je někde potřeba ukládat, hledat v nich a některá důvěryhodně spravovat. Stranou zájmu, těchto zpravidla mezinárodních korporací, zůstávaly malé a střední podniky, které si drahé enterprise řešení, pohybující se v miliónech nebo dokonce v desítkách miliónů korun, nemohly z pochopitelných důvodů dovolit.

Navíc, tato řešení pro velké společnosti byly z pohledu funkcionalit buď běžnými archívy, nebo důvěryhodnými archívy, tzn. každá společnost, jež chtěla zpracovávat komplexně elektronické dokumenty, musela mít minimálně dva archívy. Běžný a ještě důvěryhodný. Velkým společnostem toto dělení nevadí, ale co ty malé nebo střední organizace? Ty se raději jakémukoliv archivování dokumentů a zejména tomu důvěryhodnému vyhýbají.

 

 

Rizika spojená s chybným způsobem archivace dokumentů

Obecně lze rizika spojená s chybami v rámci komunikace a zpracování elektronických dokumentů specifikovat jako „nemožnost prokázat původ elektronického dokumentu takovým způsobem aby byl v době použití čitelný, byl zcela nezpochybnitelný jeho původ, neměnnost a existence v čase.“ Rizika vyvstávají zejména v oblastech od penalizací ze strany kontrolních orgánů, právní odpovědnosti až po riziko snížení hodnoty organizace. O problému a konkrétních rizicích chybné práce s elektronickými dokumenty v jakékoliv fázi jejich životního cyklu jsme se již na tomto portále zmiňovali ve více článcích (http://www.earchivace.cz/clanky/pravni-regulace-duveryhodnych-dokumentu/, http://www.earchivace.cz/clanky/doporuceni-hospodarskeho-fora/).

 

 

Z elektronického strašáka může být konečně pomocník

Elektronizace komunikace a nutnost ukládání dokumentů plynoucích z této komunikace je celosvětový trend, který v žádném případě nelze zastavit ani dlouhodobě se mu vyhýbat. Navíc není důvod – elektronizace procesů zvyšuje efektivitu a snižuje náklady v rámci organizace. To platí jak pro velké společnosti, tak pro malé a střední organizace.

Na rozdíl od malých a středních organizací, které zpracování důvěryhodných dokumentů všemožně odkládaly nebo raději draze obcházely, velké organizace možnost další elektronizace procesů a odbourání papírové administrativy přivítaly. Primárním a pochopitelným důvodem chování malých a středních organizací byla neznalost této komplikované oblasti kombinovaná s nedostupnými technologiemi. Díky technologii SMART TRUST eLECTRONIC ARCHIV by měl být i pro zmíněný segment trhu tento problém lehce řešitelný.

Navíc je na tomto místě vhodné opětovně zdůraznit, že důraz kladený na povinnou elektronizaci společnosti není zvůle a restrikce ze strany státních orgánů, ale příležitost k zefektivnění procesů a tím i k úspoře nákladů v organizaci.

V dalších článcích připravujeme:

  • recenzi a porovnání dostupných řešení na trhu a jejich výhody, ceny apod.
  • doporučené příklady použití technologie SMART TRUST eLECTRONIC ARCHIVE u různých typů organizací, živnostníků, lékařů a advokátů.

Máte dotaz? Potřebujete poradit? Napište nám!

Děkujeme za Váš dotaz. Brzy se Vám ozveme.

Kontaktní informace

O nás

Jsme skupinou, která se zabývá problematikou důvěryhodné archivace dokumentů v elekronické podobě. Zabýváme se elekronickým zpracováním dokumentů tak, aby byly naplněny evropské a státní legislativní normy a zákony. Konečně lze říci, že dokument v elektronické podobě má stejnou hodnotu jako v papírové! Čtěte více zde!