Význam a využití elektronické archivace

Uchování právní validity archivovaných elektronických dokumentů…

Jak již bylo uvedeno v jiných článcích našeho portálu, každý elektronický dokument má svůj životní cyklus, v jehož závěru je potřeba rozhodnout zda má být uložen do elektronického archivu nebo nikoliv. Rovněž jsme si v těchto článcích popsali i potřebu zabezpečení těchto elektronických dokumentů jednotlivými prvky důvěryhodnosti. A to neplatí jen pro elektronické originály dokumentů vzniklé přímo v elektronické podobě, ale i pro elektronické dokumenty vzniklé např. na základě autorizované konverze převodem z listinné formy do elektronické (takové dokumenty svou hodnotou nebudou přímo originálem, ale opisem se stejnými právními účinky jako originál).

Každý elektronický dokument by měl projít ověřením, zda jsou splněny všechny požadavky na jeho důvěryhodnost ještě před uložením do elektronického archivu. Pokud již ověřen byl – tzn., že elektronický podpis je platný, integrita nebyla narušena a časové razítko bylo připojeno, je třeba v průběhu samotné archivace udržovat časové razítko neustále v platnosti. O tuto činnost se již stará elektronický archiv a při archivaci elektronických dokumentů v delším časovém horizontu to v praxi znamená řetězení časových razítek - jednou ze zaužívaných formulací tohoto procesu je „udržování digitální kontinuity“ daného elektronického dokumentu. Zjednodušeně řečeno, před vypršením platnosti časového razítka je připojeno nové platné časové razítko.

Elektronický archiv tímto udržováním digitální kontinuity garantuje, že uložený elektronický originál dokumentu nebyl v průběhu archivace změněn a může být v kterémkoliv okamžiku archivace použit jako průkazní materiál např. v případě soudního sporu.

…a jejich zpřístupnění odkudkoliv a kdykoliv

V souvislosti s archivací elektronických originálů dokumentů se můžeme setkat i s pojmem „metadata“. Tento pojem je definovaný v zákoně o archivnictví a spisové službě jako data popisující souvislosti, obsah a strukturu dokumentů a jejich správu v průběhu času. Jsou to informace, které stojí v pozadí elektronického dokumentu a mimo jiné umožňují v elektronickém archivu efektivním způsobem vyhledávat. Do této kategorie budou náležet rovněž informace o ověření platnosti elektronického podpisu. Tvorbu a správu metadat zákon o archivnictví a spisové službě nyní nově vyžaduje v rámci definice uchovávání dokumentu v elektronické podobě.

V souvislosti s výše uvedenými metadaty se dostáváme k dalšímu významu elektronické archivace což je možnost zpřístupnění uložených elektronických dokumentů prakticky odkudkoliv. Budované elektronické archivy umožňují nejen snadné vyhledávání na základě metadat ukládaných spolu s elektronickými dokumenty jak již bylo zmíněno výše, ale i prezentaci výsledků takového vyhledávání z kteréhokoliv místa na naší „matičce Zemi“ (tedy i v kteroukoliv hodinu), kde je umožněn přístup k internetu. A to nejen z osobních počítačů (stolní pracovní stanice nebo notebooky), ale v dnešní době již hojně rozšířených mobilních zařízení jako jsou tablety nebo chytré mobilní telefony.

Závěr

Za primární význam elektronické archivace můžeme pokládat garanci právní validity archivovaných elektronických dokumentů (za předpokladu splnění všech požadavků na důvěryhodnost archivovaných elektronických dokumentů uvedených v této sekci našeho portálu). Vedlejším benefitem elektronické archivace je, díky neustálému rozvoji informačních technologií, možnost komfortního vyhledávání v elektronických archivech a zpřístupnění archivovaného obsahu kdekoliv, kde je možné se připojit k internetu a prakticky z jakéhokoliv zařízení, které umožňuje prezentovat data internetem přenášená.

Máte dotaz? Potřebujete poradit? Napište nám!

Děkujeme za Váš dotaz. Brzy se Vám ozveme.

Kontaktní informace

O nás

Jsme skupinou, která se zabývá problematikou důvěryhodné archivace dokumentů v elekronické podobě. Zabýváme se elekronickým zpracováním dokumentů tak, aby byly naplněny evropské a státní legislativní normy a zákony. Konečně lze říci, že dokument v elektronické podobě má stejnou hodnotu jako v papírové! Čtěte více zde!